Donggala, Majalahsinergitas.id – Pengelolaan dokumen dan arsip di lingkungan Pemerintah Kabupaten Donggala kini memiliki landasan hukum yang semakin kuat dan operasional. Selain berpedoman pada Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, serta Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), daerah ini telah mengesahkan Peraturan Daerah (Perda) Nomor 5 Tahun 2023 tentang Penyelenggaraan Kearsipan. Perda ini secara rinci mengatur mengenai kewenangan dan tanggung jawab pengelolaan arsip berdasarkan jenis serta masa retensinya.
Hal ini diungkapkan oleh Kepala Bidang Pembinaan Perpustakaan dan Kearsipan, Herlina, SH., MH., C.Med., saat memberikan penjelasan terkait tata kelola dokumen pemerintahan pada Senin (11/5/2026). Menurutnya, regulasi tersebut membagi tanggung jawab secara jelas; pengelolaan arsip dinamis menjadi tanggung jawab Pencipta Arsip (masing-masing OPD), sedangkan pengelolaan arsip statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah.
“Perda Nomor 5 Tahun 2023 ini menjadi payung hukum penting bagi kami. Pengelolaan arsip tidak boleh lagi dilakukan secara sembarangan. Ada batasan yang jelas mengenai siapa yang bertanggung jawab atas arsip dinamis dan siapa yang mengelola arsip statis,” ujar Herlina.
Herlina menyoroti kasus arsip yang sempat berpindah tangan di lapangan. Ia menilai, berdasarkan tahunnya, arsip tersebut seharusnya sudah masuk kategori arsip statis karena telah melampaui masa retensinya. Namun, karena pengelolaan yang tidak benar oleh OPD terkait, terjadilah penumpukan arsip di berbagai tempat yang berpotensi merusak dokumen penting.
Lebih jauh, Herlina mengingatkan bahwa penyelenggaraan kearsipan tidak hanya sebatas mengelola surat masuk dan keluar melalui aplikasi Srikandi. Cakupannya sangat luas dan komprehensif. Salah satu poin krusial saat ini adalah perlunya penyelamatan arsip dari Organisasi Perangkat Daerah (OPD) yang mengalami penggabungan atau pembubaran.
“Kami mengacu pada Peraturan Kepala ANRI Nomor 46 Tahun 2015 tentang Penyelamatan Arsip Penggabungan atau Pembubaran Lembaga Negara dan Perangkat Daerah. Ini sangat mendesak (urgent). Pasti ada arsip yang terbengkalai atau justru dimusnahkan saat mereka pindah kantor. Tanpa disadari, hal tersebut bisa dianggap sebagai tindak pidana penghilangan aset negara,” tegasnya.
Selain penyelamatan arsip fisik, Herlina juga menyoroti aspek yang sering dianggap sepele namun memiliki dampak besar, yaitu Tata Naskah Dinas. Ia menyayangkan masih banyak operator yang menggunakan jenis huruf sembarang dalam pengetikan surat dinas, padahal standar tata naskah sangatlah jelas. Ketidakteraturan ini menunjukkan kurangnya perhatian pencipta arsip terhadap standar kearsipan.
Oleh karena itu, Herlina mendesak agar kebijakan anggaran daerah ke depannya lebih berpihak pada penyelenggaraan arsip. Dukungan terhadap Sumber Daya Manusia (SDM) dan penyediaan sarana-prasarana yang layak sesuai standar menjadi kebutuhan mutlak.
“Sudah saatnya kita tidak menganggap remeh urusan arsip. Kebijakan anggaran harus mendukung SDM dan sarpras yang standar. Jangan sampai dokumen sejarah dan aset penting daerah rusak atau hilang hanya karena kurangnya perhatian,” imbuhnya.
Di akhir pernyataannya, Herlina mengutip sebuah filosofi penting dalam dunia hukum dan administrasi: “Arsip bisa membebaskan orang dari jeratan hukum, tapi arsip bisa juga menjerat orang demi hukum.”
Ia menegaskan bahwa tidak ada lembaga negara yang dibentuk tanpa Tugas dan Fungsi (Tusi) serta peran dalam pembangunan. Oleh sebab itu, jejak administrasi pembangunan tersebut harus disimpan dengan rapi melalui sistem kearsipan yang baik agar dapat dipertanggungjawabkan di masa kini dan masa depan.(Alir)
PERDA KABUPATEN DONGGALA TENTANG KEARSIPAN TEGASKAN PEMBAGIAN TANGGUNG JAWAB DAN URGENSI PENYELAMATAN ASET DOKUMEN
